Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op 20 november 2023

Allereerst zijn we verheugd dat je interesse toont in de projecten van Maison Osaïn.

Deze privacyverklaring beschrijft hoe we de persoonsgegevens gebruiken die je aan ons verstrekt.

We kunnen je vragen om bepaalde persoonsgegevens met ons te delen, waaronder, maar niet beperkt tot, je voornaam, achternaam en e-mailadres (identificatiegegevens). Voor bepaalde specifieke verplichtingen (bijvoorbeeld voor elektronische aanwezigheidsregistratie en 30bis-melding van werken) kan het zijn dat je aanvullende gegevens moet verstrekken, zoals e-ID-gegevens en Limosan-nummer.

We verzamelen alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om je te informeren over onze projecten (en diensten), om een overeenkomst met je uit te voeren en om contact met je op te nemen.

Voor dit doel baseren we ons op de verwerkingsgronden van de overeenkomst, de wettelijke verplichting, ons gerechtvaardigd belang en, in sommige gevallen, je toestemming (zie ook artikel 2).

Je kunt je ook abonneren op de nieuwsbrief van Maison Osaïn.

De verwerking van je persoonsgegevens is onderworpen aan deze privacyverklaring. Voor vragen en/of opmerkingen kun je contact opnemen via info@maison-osain.com.

Artikel 1 – Definities

“Gelieerde onderneming” betekent elke onderneming die gelieerd is aan Maison Osaïn, voor zover zij voldoet aan de voorwaarden voor een “gelieerde onderneming” zoals uiteengezet in artikel 1:20 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

“Verwerkingsverantwoordelijke” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679. Maison Osaïn wordt aangemerkt als de verwerkingsverantwoordelijke die de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.

“Maison Osaïn”, een naamloze vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Groene Wandeling 19, 2550 Kontich en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0782.887.196.

“Persoonsgegevens” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679, namelijk alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (ook wel “betrokkene” genoemd).

“Verwerker” heeft de betekenis zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679, die persoonsgegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke.

“Website” betekent de website van Maison Osaïn: www.maison-osain.com

Artikel 2 – Doeleinden en rechtsgronden

Klantgegevens

In het kader van het leveren van onze diensten en activiteiten verzamelen en verwerken we de identificatie- en contactgegevens van onze klanten, hun werknemers, medewerkers en aangestelden. De gegevens kunnen worden verwerkt voor de uitvoering van de overeenkomst met onze klanten, klantenbeheer, boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het verzenden van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden voor deze verwerking zijn de overeenkomst, naleving van een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn (zoals de 30bis-melding van werken), ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing) en, in sommige gevallen, je toestemming.

Gegevens van leveranciers en onderaannemers

We verzamelen en verwerken de identificatie- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals eventuele (sub)onderaannemers, hun werknemers, medewerkers en aangestelden. De gegevens kunnen worden verwerkt voor de uitvoering van de overeenkomst, leveranciers-/onderaannemersbeheer en boekhouding. De rechtsgronden voor deze verwerking zijn de overeenkomst, naleving van een wettelijke verplichting waaraan wij onderworpen zijn (zoals bijvoorbeeld de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, 30bis-melding van werken, de aanwezigheidslijst of andere verplichtingen in het geval van overheidsopdrachten, enz.) en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing).

Gegevens van werknemers

De gegevens van onze werknemers kunnen worden verwerkt voor personeelsbeheer en loonadministratie.

Gegevens van sollicitanten

We verwerken de identificatie- en contactgegevens, evenals de werkgeschiedenis en andere gegevens die gewoonlijk op een curriculum vitae van sollicitanten worden vermeld wanneer zij ons deze informatie verstrekken. De persoonsgegevens worden verwerkt om te bepalen of je in aanmerking komt voor een functie bij ons op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Als we je persoonsgegevens voor een langere periode willen bewaren nadat de betreffende vacature is ingevuld, zullen we je informeren en je toestemming vragen om dit te doen.

Overige gegevens

Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers, werknemers en sollicitanten verwerken we ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, expertcontacten, enz. Dit gebeurt via onze website of andere kanalen. De doeleinden van deze verwerking zijn het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgronden voor deze verwerking zijn ons gerechtvaardigd belang, de overeenkomst en, in sommige gevallen, je uitdrukkelijke toestemming.

Specifiek kunnen we de persoonsgegevens die we verzamelen gebruiken voor de volgende doeleinden:

Je voorzien van informatie over onze projecten en diensten;
Je onze diensten leveren en overeenkomsten uitvoeren;
Een nieuwsbrief verzenden indien je je hebt aangemeld;
Klachten of verzoeken verwerken en beantwoorden;
Ons helpen bij het evalueren, corrigeren en verbeteren van de website en eventuele gerelateerde producten of diensten van Maison Osaïn;
Voor direct marketingdoeleinden;
Voor interne redenen, waaronder bedrijfsadministratie en archiveringsdoeleinden.

Artikel 3 – Vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens

Elke keer dat je persoonsgegevens verstrekt, zullen we deze informatie behandelen in overeenstemming met de bepalingen van deze privacyverklaring en de wettelijke verplichtingen binnen het kader van de verwerking van persoonsgegevens, inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) 2016/679.

We nemen redelijke maatregelen en procedures om de persoonsgegevens die we via de website of via elektronische correspondentie verzamelen, te beveiligen en te beschermen. Op deze manier streven we ernaar, voor zover redelijkerwijs verwacht kan worden, om illegale verwerking van persoonsgegevens en onbedoeld verlies of vernietiging van je persoonsgegevens te voorkomen.

We streven ernaar de beveiliging van je persoonsgegevens te optimaliseren door de toegang tot je persoonsgegevens te beperken tot personen op een “need-to-know”-basis (bijvoorbeeld: alleen die werknemers, medewerkers, gelieerde ondernemingen of onderaannemers die je persoonsgegevens nodig hebben voor de doeleinden zoals beschreven in artikel 2, krijgen toestemming om toegang te krijgen tot de gegevens).

Artikel 4 – Hoe verzamelt Maison Osaïn je persoonsgegevens en hoe lang worden ze bewaard?

Verzameling van gegevens

We verzamelen je persoonsgegevens – zonder uitputtend te zijn – in de volgende gevallen:

Wanneer je een informatieverzoek indient op de website (via het daarvoor bestemde formulier);
Wanneer je een (arbeids)overeenkomst met ons aangaat;
Wanneer je een verzoek indient om onze nieuwsbrief te ontvangen;
Wanneer je ons belt, e-mailt of op een andere manier met ons correspondeert dan via de website.
We vermijden het verzamelen van persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de doeleinden zoals uiteengezet in artikel 2.

We kunnen de persoonsgegevens die we verzamelen combineren met informatie die derden aan ons verstrekken.

Bewaring van gegevens

Persoonsgegevens worden door ons opgeslagen en verwerkt voor de duur die nodig is in verband met de doeleinden van de verwerking.

Klantgegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers worden 7 jaar na beëindiging van de betreffende overeenkomst of het project uit onze systemen verwijderd, met uitzondering van de persoonsgegevens die we op basis van specifieke wettelijke verplichtingen of in geval van lopende geschillen voor een langere periode moeten bewaren.

Persoonsgegevens van onze werknemers worden onmiddellijk na beëindiging van de arbeidsrelatie uit onze systemen verwijderd, met uitzondering van de persoonsgegevens die we op basis van specifieke wettelijke verplichtingen of in geval van lopende geschillen voor een langere periode moeten bewaren.

Persoonsgegevens van sollicitanten worden verwijderd nadat de betreffende vacature is ingevuld of 2 jaar na het verkrijgen van de toestemming om sollicitanten te informeren over toekomstige vacatures.

Overige gegevens worden niet langer dan 2 jaar na het laatste nuttige contact met jou bewaard, behalve in het geval van je uitdrukkelijke toestemming om deze gegevens voor een langere periode te bewaren.

Artikel 5 – Doorgifte van persoonsgegevens

We zullen geen persoonsgegevens doorgeven aan derden buiten de Europese Economische Ruimte, behalve aan onderaannemers of medewerkers die de persoonsgegevens bewaren in overeenstemming met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en daarmee een passend beveiligingsniveau bieden voor de verwerking van persoonsgegevens.

Verder zullen we geen persoonsgegevens doorgeven aan derden binnen de Europese Economische Ruimte zonder je toestemming, behalve:

1. Wanneer deze doorgifte noodzakelijk is om gelieerde ondernemingen, medewerkers, agenten of onderaannemers in staat te stellen een dienst te verlenen of een taak in onze naam uit te voeren (inclusief maar niet beperkt tot het bieden van marketingondersteuning, het uitvoeren van marktonderzoek of het leveren van gebruikersdiensten);
2. Als dit vereist is door toepasselijke wetten en regelgeving.

Elke doorgifte van persoonsgegevens aan een van de hierboven genoemde derden is in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679.

We zorgen ervoor dat maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat derden je persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan de doeleinden vermeld in artikel 2, en dat deze derden de nodige technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om deze gegevens te beschermen.

We zullen gegevensverwerkingsovereenkomsten afsluiten met de hierboven genoemde derden en, indien van toepassing, standaardcontractbepalingen zoals verstrekt door de Europese Commissie, om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen.

Ten slotte zullen we alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen nemen om ervoor te zorgen dat onze werknemers en medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens deze persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met deze privacyverklaring en de verplichtingen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679.

Artikel 6 – Rechten van de betrokkene

Krachtens zowel de Belgische als de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming heeft u de hieronder vermelde rechten. Indien u deze rechten wenst uit te oefenen, dient u een schriftelijk verzoek met een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart te sturen naar info@maison-osain.com.

Wij verstrekken u binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek informatie over de actie die zal worden ondernomen. Deze termijn van één maand kan worden verlengd tot maximaal 3 maanden; in dat geval wordt u binnen 1 maand na het oorspronkelijke verzoek geïnformeerd over de reden van de vertraging.

Recht op toegang tot persoonsgegevens

U heeft het recht om ons te verzoeken om u inzage te geven in alle persoonsgegevens die wij van u bewaren, voor zover de rechten van andere betrokkenen hierdoor niet worden geschaad.

Recht op rectificatie van persoonsgegevens

Wij vragen u vriendelijk om ons te helpen ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens in onze dossiers zo correct en actueel mogelijk zijn. Als u van mening bent dat de aan ons verstrekte persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, gelieve ons hiervan op de hoogte te brengen zoals hierboven vermeld. Wij zullen uw gegevens zo snel mogelijk corrigeren of aanpassen.

Recht op verwijdering van persoonsgegevens

In bepaalde gevallen heeft u het recht om uw persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te laten wissen. Dit geldt onder meer in de volgende omstandigheden:

1. de gegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt;
2. u trekt uw toestemming in voor verwerking op basis van toestemming;
3. de gegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden;
4. de gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.

Er zijn echter algemene uitzonderingen op het recht op verwijdering. Die omvatten situaties waarin verwerking noodzakelijk is:

1. voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
2. voor naleving van een wettelijke verplichting;
3. voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens

In de volgende situaties heeft u het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens:

1. wanneer u de juistheid van de persoonsgegevens betwist;
2. wanneer de verwerking onrechtmatig is maar u niet wenst dat de gegevens worden gewist;
3. wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking in afwachting van de verificatie van dat bezwaar.

Wanneer de verwerking op deze basis is beperkt, mogen wij uw gegevens blijven opslaan, maar alleen verwerken met uw uitdrukkelijke toestemming of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon, of om redenen van algemeen belang.

Recht op bezwaar

U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in de volgende gevallen:

1. wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken voor direct marketingdoeleinden (inclusief profilering op basis daarvan) op basis van ons gerechtvaardigd belang;
2. wanneer u bezwaar maakt om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Indien u gebruik wenst te maken van uw recht op gegevensoverdraagbaarheid, zullen wij uw persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat overdragen aan een verwerkingsverantwoordelijke van uw keuze.

Recht om toestemming in te trekken

Voor zover onze verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht om die toestemming op elk moment in te trekken. Deze intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit door een e-mail te sturen naar contact@apd-gba.be of een schriftelijk verzoek te richten aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (België).

Artikel 7 – Links naar websites van derden

De Website kan links bevatten naar andere websites die niet door ons worden beheerd, zoals Instagram en LinkedIn. Hoewel wij ons uiterste best doen om ervoor te zorgen dat deze links uitsluitend verwijzen naar websites met vergelijkbare veiligheids- en vertrouwelijkheidsnormen, zijn wij niet verantwoordelijk voor de bescherming en vertrouwelijkheid van gegevens, waaronder persoonsgegevens, die u op andere websites verstrekt nadat u onze Website hebt verlaten.

Wij raden aan om voorzichtig te zijn en het privacybeleid van de betreffende website te raadplegen voordat u persoonsgegevens verstrekt.

Artikel 8 – Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid op elk moment te wijzigen door een nieuwe versie op onze Website te publiceren. Wij raden u aan om onze Website regelmatig te raadplegen om kennis te nemen van eventuele wijzigingen.

In elk geval wordt u per e-mail op de hoogte gebracht van wijzigingen in dit privacybeleid.

Artikel 9 – Cookies

Maison Osaïn maakt gebruik van “cookies” telkens wanneer u de Website bezoekt. Een “cookie” is een bestand dat via de server naar uw apparaat wordt gestuurd en op de harde schijf van het apparaat wordt opgeslagen. Cookies helpen Maison Osaïn om uw apparaat te herkennen wanneer u de Website bezoekt. Op die manier kunnen we het gebruik van de Website gebruiksvriendelijker maken en u een gepersonaliseerde service bieden.

Voor meer informatie verwijzen wij naar onze cookieverklaring, beschikbaar op onze Website (https://www.maison-osain.com).