Politique de confidentialité

Dernière modification le 20 novembre 2023

Tout d’abord, nous sommes ravis de votre intérêt pour les projets de Maison Osaïn. La présente déclaration de confidentialité décrit la manière dont nous utilisons les données à caractère personnel que vous nous fournissez.

Il se peut que nous vous demandions de partager certaines données à caractère personnel avec nous, notamment (mais sans s’y limiter) vos nom, prénom et adresse e-mail (données d’identification). Dans certains cas spécifiques (par exemple, pour l’enregistrement électronique des présences ou la déclaration 30bis des travaux), vous pourriez être amené à fournir des données supplémentaires telles que vos données E-ID ou votre numéro Limosan.

Nous ne collectons que les données à caractère personnel nécessaires pour vous informer de nos projets (et services), exécuter un contrat avec vous et vous contacter.

Pour ce faire, nous nous appuyons sur les bases juridiques suivantes : l’exécution du contrat, l’obligation légale, notre intérêt légitime et, dans certains cas, votre consentement (voir aussi article 2).

Vous pouvez également vous abonner à la newsletter de Maison Osaïn.

Le traitement de vos données à caractère personnel est soumis à la présente déclaration de confidentialité. Pour toute question et/ou remarque, veuillez contacter info@maison-osain.com.

Article 1 – Définitions

« Société affiliée » désigne toute société affiliée à Maison Osaïn, dans la mesure où elle répond aux conditions d’une « société affiliée » telles que définies à l’article 1:20 du Code belge des sociétés et des associations.

« Responsable du traitement » a le sens défini par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) 2016/679. Maison Osaïn est considérée comme le responsable du traitement, déterminant les finalités et les moyens de traitement des données à caractère personnel.

« Maison Osaïn », société anonyme de droit belge, dont le siège social est situé Groene Wandeling 19, 2550 Kontich, et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0782.887.196.

« Données à caractère personnel » a le sens défini par le RGPD 2016/679, à savoir toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (également appelée « personne concernée »).

« Sous-traitant » a le sens défini par le RGPD 2016/679, à savoir la personne ou l’entité qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

« Site web » désigne le site web de Maison Osaïn : www.maison-osain.com

Article 2 – Finalités et bases juridiques

Données des clients

Dans le cadre de la prestation de nos services et activités, nous collectons et traitons les données d’identification et de contact de nos clients, de leurs employés, collaborateurs et mandataires. Ces données peuvent être traitées aux fins d’exécution du contrat, de gestion de la clientèle, de comptabilité et d’activités de marketing direct, telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les bases juridiques de ce traitement sont le contrat, le respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis (comme la déclaration 30bis des travaux), notre intérêt légitime (par exemple pour le marketing direct) et, dans certains cas, votre consentement.

Données des fournisseurs et sous-traitants

Nous collectons et traitons les données d’identification et de contact de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de tout (sous-)traitant, leurs employés, collaborateurs et mandataires. Ces données peuvent être traitées aux fins d’exécution du contrat, de gestion des fournisseurs/sous-traitants et de comptabilité. Les bases juridiques de ce traitement sont le contrat, le respect d’une obligation légale (comme par exemple l’enregistrement électronique obligatoire des présences, la déclaration 30bis, la liste de présence ou d’autres obligations dans le cadre de marchés publics, etc.) et/ou notre intérêt légitime (par exemple pour le marketing direct).

Données des employés

Les données de nos employés peuvent être traitées dans le cadre de la gestion du personnel et de l’administration des salaires.

Données des candidats

Nous traitons les données d’identification et de contact, ainsi que l’historique professionnel et autres informations généralement mentionnées dans un CV, que les candidats nous transmettent volontairement. Les données à caractère personnel sont traitées afin de déterminer si vous êtes éligible pour un poste chez nous, sur la base de notre intérêt légitime.
Si nous souhaitons conserver vos données à caractère personnel après que le poste a été pourvu, nous vous en informerons et solliciterons votre autorisation à cette fin.

Autres données

Outre les données des clients, fournisseurs/sous-traitants, employés et candidats, nous traitons également les données personnelles d’autres personnes, telles que de potentiels nouveaux clients/prospects, des contacts utiles dans notre secteur, des relations de réseau, des experts, etc. Cela se fait via notre site web ou d’autres canaux. Les finalités de ce traitement sont liées à l’intérêt de nos activités, au marketing direct et aux relations publiques. Les bases juridiques de ce traitement sont notre intérêt légitime, le contrat, et dans certains cas, votre consentement explicite.

Concrètement, nous pouvons utiliser les données personnelles que nous collectons pour les finalités suivantes :

1. Vous fournir des informations sur nos projets et services ;
2. Vous fournir nos services et exécuter les accords conclus ;
3. Vous envoyer une newsletter si vous vous y êtes inscrit ;
4. Traiter et répondre à toute réclamation ou demande ;
5. Nous aider à évaluer, corriger et améliorer le site web et les produits ou services associés de Maison Osaïn ;
6. À des fins de marketing direct ;
7. Pour des raisons internes, notamment la gestion administrative et l’archivage.

Article 3 – Confidentialité de vos données personnelles

Chaque fois que vous nous transmettez des données personnelles, nous les traitons en conformité avec les dispositions de la présente déclaration de confidentialité et les obligations légales relatives au traitement des données personnelles, y compris le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) 2016/679.

Nous mettons en place des mesures et des procédures raisonnables pour sécuriser les données personnelles collectées via le site ou par correspondance électronique. Nous nous engageons, dans la mesure du raisonnable, à prévenir tout traitement illégal ou perte accidentelle de vos données personnelles.

Nous veillons à optimiser la sécurité de vos données personnelles en limitant leur accès aux seules personnes ayant besoin de les connaître (par exemple : uniquement les employés, collaborateurs, sociétés affiliées ou sous-traitants ayant besoin des données pour les finalités visées à l’article 2 y auront accès).

Article 4 – Comment Maison Osaïn collecte-t-elle vos données personnelles et combien de temps sont-elles conservées ?

Collecte des données

Nous collectons vos données personnelles – sans que cette liste soit exhaustive – dans les cas suivants:

1. Lorsque vous soumettez une demande d’information via le formulaire prévu à cet effet sur le site web ;
2. Lorsque vous concluez un contrat (de travail) avec nous ;
3. Lorsque vous demandez à recevoir notre newsletter ;
4. Lorsque vous nous appelez, envoyez un e-mail ou communiquez avec nous par un autre canal que le site web.

Nous évitons de collecter des données personnelles qui ne sont pas pertinentes par rapport aux finalités énoncées à l’article 2.

Nous pouvons combiner les données personnelles que nous collectons avec des informations fournies par des tiers.

Conservation des données

Les données personnelles sont conservées et traitées par nos soins pendant la durée nécessaire aux finalités du traitement.

Les données clients ainsi que les données de fournisseurs ou de sous-traitants sont supprimées de nos systèmes sept (7) ans après la fin du contrat ou du projet concerné, à l’exception des données personnelles que nous sommes tenus de conserver plus longtemps en vertu d’obligations légales spécifiques ou en cas de litige en cours.

Les données personnelles de nos employés sont supprimées immédiatement après la fin de la relation de travail, sauf si nous devons les conserver plus longtemps en vertu d’obligations légales spécifiques ou en cas de litige en cours.

Les données personnelles des candidats sont supprimées après la clôture de l’offre d’emploi concernée ou deux (2) ans après obtention de leur consentement pour être recontactés pour des opportunités futures.

Les autres données ne sont pas conservées plus de deux (2) ans après le dernier contact utile, sauf en cas de consentement explicite de votre part pour une conservation prolongée.

Article 5 – Transfert des données personnelles

Nous ne transférerons pas de données personnelles à des tiers situés en dehors de l’Espace économique européen, sauf à des sous-traitants ou collaborateurs qui conservent les données personnelles conformément aux clauses contractuelles types de la Commission européenne, garantissant ainsi un niveau de sécurité adéquat pour le traitement des données personnelles.

Par ailleurs, nous ne transférerons pas de données personnelles à des tiers situés dans l’Espace économique européen sans votre consentement, sauf dans les cas suivants :

1. Lorsque ce transfert est nécessaire pour permettre à des sociétés affiliées, collaborateurs, agents ou sous-traitants de fournir un service ou d’exécuter une mission en notre nom (y compris, sans s’y limiter, un soutien marketing, des études de marché ou un service client) ;
2. Si cela est requis par des lois ou réglementations en vigueur.

Tout transfert de données personnelles à l’un des tiers mentionnés ci-dessus est conforme aux dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD) 2016/679.

Nous veillons à ce que des mesures soient prises afin que ces tiers n’utilisent pas vos données personnelles à d’autres fins que celles indiquées à l’article 2, et qu’ils aient mis en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la protection de ces données.

Nous conclurons des accords de traitement des données avec les tiers susmentionnés et, le cas échéant, utiliserons les clauses contractuelles types fournies par la Commission européenne, afin de garantir la sécurité des données personnelles.

Enfin, nous prendrons toutes les précautions nécessaires pour que nos employés et collaborateurs ayant accès aux données personnelles les traitent exclusivement conformément à cette déclaration de confidentialité et aux obligations découlant du Règlement général sur la protection des données (RGPD) 2016/679.

Article 6 – Droits de la personne concernée

En vertu de la législation belge et européenne en matière de protection des données, vous disposez des droits mentionnés ci-dessous. Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, vous devez envoyer une demande écrite accompagnée d’une copie du recto de votre carte d’identité à l’adresse suivante: info@maison-osain.com.

Nous vous informerons, dans un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande, des mesures prises à la suite de celle-ci. Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois supplémentaires, auquel cas vous serez informé(e) des raisons du retard dans le mois suivant la demande initiale.

Droit d’accès aux données personnelles

Vous avez le droit de nous demander un aperçu de toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet, dans la mesure où cela ne porte pas atteinte aux droits d’autres personnes concernées.

Droit de rectification des données personnelles

Nous vous prions de bien vouloir nous aider à maintenir vos données personnelles aussi exactes et à jour que possible. Si vous pensez que les informations que nous détenons sont incorrectes ou incomplètes, veuillez nous en informer comme indiqué ci-dessus. Nous corrigerons ou mettrons à jour vos données dès que possible.

Droit à l’effacement des données personnelles

Dans certains cas, vous avez le droit de faire effacer vos données personnelles sans retard injustifié. Cela s’applique notamment dans les situations suivantes :

1. Les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
2. Vous retirez votre consentement pour un traitement fondé sur ce consentement ;
3. Les données sont traitées à des fins de marketing direct ;
4. Les données ont été traitées de manière illégale.

Des exceptions générales s’appliquent au droit à l’effacement, notamment lorsque le traitement est nécessaire :

1. Pour l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information ;
2. Pour respecter une obligation légale ;
3. Pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas suivants :

1. Vous contestez l’exactitude des données personnelles ;
2. Le traitement est illégal mais vous ne souhaitez pas que les données soient effacées ;
3. Vous vous opposez au traitement, en attendant la vérification de cette opposition.

Lorsque le traitement est limité, nous pouvons continuer à stocker vos données, mais uniquement les traiter avec votre consentement explicite, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou pour des raisons d’intérêt public majeur.

Droit d’opposition

1. Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans les cas suivants :
2. Lorsque nous les traitons à des fins de marketing direct (y compris le profilage dans ce cadre), sur la base de notre intérêt légitime ;
3. Pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Droit à la portabilité des données

Si vous souhaitez exercer votre droit à la portabilité des données, nous transmettrons vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine à un responsable du traitement de votre choix.

Droit de retirer votre consentement

Dans la mesure où notre traitement repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Ce retrait n’affectera pas la légalité du traitement effectué avant le retrait.

Droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle

Vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données en envoyant un e-mail à contact@apd-gba.be ou par courrier à l’adresse suivante : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (Belgique).

Article 7 – Liens vers des sites tiers

Le site Web peut contenir des liens vers d’autres sites qui ne sont pas gérés par nos soins, tels qu’Instagram ou LinkedIn. Bien que nous fassions de notre mieux pour que ces liens redirigent uniquement vers des sites respectant des normes similaires en matière de sécurité et de confidentialité, nous ne pouvons être tenus responsables de la protection et de la confidentialité des données, y compris des données personnelles, que vous fournissez sur d’autres sites une fois que vous avez quitté notre site.

Nous vous conseillons de faire preuve de prudence et de lire la déclaration de confidentialité du site concerné avant de fournir des données personnelles.

Article 8 – Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à tout moment en publiant une nouvelle version sur notre site Web. Nous vous recommandons de consulter régulièrement notre site afin de prendre connaissance de toute modification apportée.

Dans tous les cas, vous serez informé(e) par e-mail des changements apportés à la présente politique de confidentialité.

Article 9 – Cookies

Maison Osaïn utilise des « cookies » à chaque visite du site Web. Un « cookie » est un fichier envoyé à votre appareil par le serveur, puis stocké sur le disque dur de cet appareil. Les cookies permettent à Maison Osaïn de reconnaître votre appareil lors de vos visites. Ils facilitent ainsi l’utilisation du site et permettent de vous offrir un service personnalisé.

Pour plus d’informations, veuillez consulter notre déclaration relative aux cookies disponible sur notre site : https://www.maison-osain.com.